Wszystkie opisane wcześniej czynniki mają wpływ na wybór biura tłumaczeń technicznych. Po dokonaniu wyboru następuje współpraca. W razie jednorazowego zlecenia wystarczy oferta i potwierdzenie zlecenia. Wiele biur oferuje podpisanie umowy o współpracy i umowy poufności, co jest wskazane, szczególnie przy współpracy długoterminowej.
Każde biuro chętnie przedstawi własną umowę. Oczywiście często podpisujemy umowy zaproponowane przez naszych klientów. W umowach można zawrzeć własne wymagania jak również uzgodnić stałe warunki współpracy.
Jak już wspomniałam, gdy przewidujemy dłuższą współpracę, dobrze jest podpisać z biurem tłumaczeń umowę o współpracy. Taka umowa porządkuje wiele spraw. Można w niej ustalić kto jest upoważniony do podpisywania zleceń, jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze (szczególnie istotne przy systemie SAP). W umowie należy też podać wynegocjowane warunki finansowe wykonywania zleceń. Oprócz powyższych, po podpisaniu umowy można mieć dostęp do dodatkowych darmowych usług jak np. przechowywanie zleceń przez 6 miesięcy, co jest bardzo przydatne, gdy plik z tłumaczeniem instrukcji maszyny lub umowy handlowej zostanie omyłkowo skasowany.
Drugim typem często podpisywanych umów z klientami jest umowa o poufności. Oczywiście konieczność podpisania takiej umowy zależy od rodzaju tłumaczeń (tłumaczenia projektów technologicznych, tłumaczenia przetargów, tłumaczenia instrukcji nowych produktów itp.).
Należy jednak pamiętać, że każde szanujące się biuro tłumaczeń technicznych traktuje przesyłane dokumenty jako poufne a ponadto ma podpisane umowy o zachowaniu poufności nie tylko z tłumaczami ale również z wszystkimi pracownikami biura. Dlatego należy koniecznie zasięgnąć informacji, czy pracownicy biura oraz tłumacze zewnętrzni również podpisują z biurem umowy o poufności.
